El módulo de pagos dentro de las facturas te permite registrar, controlar y administrar todos los pagos asociados a una venta. Esto es esencial para mantener la trazabilidad de los ingresos y asegurar que el inventario se ajuste correctamente según las ventas realizadas.
1. Añadir pagos a la factura
Dentro de la pestaña Pagos puedes añadir un nuevo pago a una factura existente:
Haz clic en Añadir pago.
Selecciona el método de pago: efectivo, tarjeta, transferencia u otro disponible.
Ingresa el monto a pagar y, si aplica, el código de transacción de la pasarela de pago.
Registra las tasas o comisiones asociadas al pago (esto es útil si utilizas pasarelas que aplican cargos extra).
Guarda el pago.
Si es el primer pago de la factura:
Si el pago cubre el total, la factura automáticamente cambia a Pagada.
Si es parcial, la factura permanece en Pendiente con el saldo restante visible.
Consejo: Siempre verifica que el pago corresponda al monto correcto y al cliente correcto antes de registrarlo, para evitar errores contables.
2. Historial de pagos
Cada pago registrado se muestra en la tabla de Historial de pagos, donde se puede consultar:
Fecha y hora del pago
Método de pago utilizado
Monto pagado
Código de transacción
Usuario que registró el pago
Desde esta tabla también puedes eliminar un pago si fue registrado por error, siempre y cuando no afecte una factura ya marcada como pagada.
3. Reembolsos
El sistema permite realizar reembolsos parciales o totales:
Reembolso parcial: Devuelve solo una parte del pago, ajustando el saldo pendiente de la factura.
Reembolso total: Cancela todo el pago registrado y deja la factura como Pendiente si aún queda por cobrar.
💡 Consejo: Usa esta función con cuidado para evitar inconsistencias en inventario y registros contables. Siempre documenta el motivo del reembolso en la sección de notas internas.
4. Relación con inventario y facturación
Cada pago registrado impacta directamente en el sistema de inventario y control financiero:
Si la factura es pagada en su totalidad, el stock se descuenta automáticamente según los productos vendidos.
Si se registra un pago parcial, el stock solo se ajusta parcialmente si así está configurado tu sistema, dejando control del inventario para cuando se liquide el saldo restante.
Las facturas no pagadas no afectan el inventario, evitando descuadres en caso de ventas pendientes.
5. Consejos prácticos
Siempre registra los códigos de transacción cuando pagues mediante pasarela, para tener respaldo en caso de conciliaciones.
Revisa que los montos de impuestos y tasas se apliquen correctamente antes de guardar el pago.
Para ventas en mostrador, confirma que los pagos en efectivo o tarjeta se registren inmediatamente para reflejar el inventario real.
Documenta cualquier reembolso en notas internas para control contable.