Compras es una de las piezas clave del sistema de inventario en NOA. A través de este apartado, las empresas pueden registrar todas las adquisiciones de productos realizadas a proveedores, asegurando un control preciso sobre su stock disponible, sus movimientos de entrada y salida y la relación con cada proveedor.
En pocas palabras, este módulo responde a tres necesidades principales:
Registrar compras de forma organizada.
Actualizar el inventario automáticamente según las compras registradas o completadas.
Administrar devoluciones a proveedores para mantener la coherencia del stock.
Relación con proveedores e inventario
Para poder utilizar Compras correctamente, primero es necesario contar con:
Proveedores registrados en el sistema.
Productos dados de alta (con código, nombre, precio de referencia y stock inicial).
Cada compra se asocia a un proveedor específico y afecta directamente al inventario de productos. Esto garantiza que el stock refleje siempre la realidad de lo que hay disponible en el almacén o en las sucursales.
Submenús del módulo de Compras
Dentro del módulo encontramos tres apartados principales:
Nueva compra
Permite registrar una adquisición reciente de productos. Se elige proveedor, forma de pago, sucursal destino, impuestos, notas y listado de artículos comprados. La compra puede:Guardarse como pendiente (no afecta al inventario hasta completarse).
O registrarse como compra confirmada (el stock se actualiza inmediatamente).
Historial de compras
Aquí se visualizan todas las compras registradas, con filtros por rango de fechas, proveedor, estado, usuario que la registró, etc. Desde este apartado también se puede completar una compra pendiente o cancelarla en caso necesario.
Devoluciones
Este submódulo se utiliza cuando es necesario devolver productos a un proveedor. Está vinculado a una compra específica y ajusta automáticamente el inventario al registrar la devolución. También permite guardar devoluciones como pendientes antes de confirmarlas.
Flujo de trabajo de Compras
El ciclo normal de trabajo en este módulo es:
Registrar una nueva compra (pendiente o confirmada).
Revisarla en el historial de compras.
En caso necesario:
Completarla (si estaba pendiente).
Cancelar (eliminando el impacto en stock).
Generar devoluciones hacia el proveedor.
De esta manera, el sistema mantiene un control exacto de cada movimiento de entrada y salida relacionado con proveedores.
Compras hacia sucursales
Cuando una compra no se destina a la sucursal actual sino a otra sucursal de la empresa, se genera un proceso especial:
La compra se registra en estado “Preparado” dentro del módulo de Transferencias.
Desde ahí se puede enviar, agregar número de guía y observaciones.
Finalmente, la sucursal de destino debe recibir el producto para que entre en su inventario.
Esto evita que se duplique o altere el stock en diferentes almacenes de manera incorrecta.
Restricciones y permisos
Por diseño, solo la matriz puede registrar compras.
Las sucursales no pueden hacer compras directas, salvo que la matriz les habilite permisos especiales en los ajustes de sucursal.
Esta restricción asegura que la empresa mantenga un control centralizado del inventario.
Consejos prácticos
Siempre verifica el proveedor y la sucursal destino antes de registrar una compra. Un error en este punto puede afectar al stock equivocado.
Usa la opción de guardar como pendiente cuando aún no tengas todos los datos de la compra (ejemplo: factura pendiente o productos por confirmar).
Revisa periódicamente el historial de compras para identificar compras incompletas o canceladas y mantener la base de datos ordenada.
Para auditorías internas, utiliza los filtros del historial para ver las compras realizadas por usuario o proveedor.