El registro de productos es uno de los pasos más importantes dentro del sistema, ya que toda la operación (ventas, cotizaciones, órdenes, movimientos y reportes) depende de que la información esté configurada correctamente.
¿Para qué sirve añadir un producto?
Centraliza la información: cada artículo queda registrado con su marca, categoría, precios, impuestos y stock.
Controla existencias y ventas: el sistema sabrá cuántas unidades tienes disponibles y te alertará si llegas al stock mínimo.
Facilita la facturación: al registrar claves fiscales y unidades, podrás emitir comprobantes con la información correcta.
Agiliza las operaciones: una vez creado, el producto estará disponible en todo el sistema (ventas, cotizaciones, transferencias, ajustes de stock, etc.).
Pantalla de nuevo producto
Al dar clic en “Añadir producto”, se abrirá un formulario dividido en varias secciones:
Información básica
Nombre del producto: nombre con el que identificarás el artículo en el sistema.
Marca: selecciona una marca registrada previamente.
Categoría: elige la categoría a la que pertenece el producto.
Unidad: define la unidad principal (ejemplo: pieza, caja, rollo, litro).
SKU: código interno único que diferencia al producto.
Stock mínimo: cantidad mínima que debes mantener para evitar faltantes.
Permitir venta sin stock: activa esta opción si deseas permitir ventas aun cuando no haya existencias.
Venta fraccionada (opcional)
Si el producto puede venderse en partes (ejemplo: un rollo de cable de 300 metros), activa esta opción.
Al hacerlo se habilitarán nuevos campos:
Contenido por unidad: cantidad contenida en la unidad principal (ejemplo: 300 metros).
Unidad secundaria: unidad con la que venderás en fracciones (ejemplo: metro).
Esto permite que el sistema descuente de forma proporcional cuando vendas en fracciones.
Identificación y fiscal
Código de barras: puedes escanearlo, ingresarlo manualmente o generar uno interno desde el sistema.
Clave unidad (SAT): clave fiscal de unidad de medida (recomendado incluso si no facturas todavía).
Clave producto/servicio (SAT): clave fiscal del tipo de producto.
Aunque no uses facturación fiscal en el momento, registrar estas claves desde el inicio evita trabajo extra en el futuro.
Garantía
Define si el producto tiene garantía en días o meses.
Este campo es útil en ventas para dar certeza al cliente y control a la empresa.
Descripción e imagen
Descripción: texto libre donde puedes detallar características del producto.
Imagen: carga una fotografía para identificarlo fácilmente en listados y ventas.
Precios e impuestos
Precio de compra: el costo al que adquieres el producto.
Precio base de venta: precio inicial antes de impuestos y descuentos.
Impuestos: selecciona si se suman o se incluyen (ejemplo: IVA incluido).
Retenciones: si aplica, puedes agregarlas.
Margen de ganancia: porcentaje que deseas sobre el precio de compra.
El sistema calculará dinámicamente:
Precio de venta
Ganancia
Precio final con impuestos, retenciones y descuentos
Descuentos
Puedes configurar descuentos por:
Porcentaje (ejemplo: 10%)
Valor fijo (ejemplo: $50 MXN)
El sistema mostrará de forma visual el precio con descuento y el precio final.
Ajuste de stock inicial
Si al registrar el producto ya cuentas con inventario, puedes definirlo desde esta sección:
Cantidad inicial de stock
Nota de ajuste (ejemplo: inventario inicial, carga manual, etc.)
Si el producto es fraccionado, podrás ajustar tanto en la unidad principal como en la secundaria.
Restricciones en sucursales
De forma predeterminada, las sucursales no pueden añadir ni editar productos.
Solo la matriz administra la información centralizada.
Las sucursales sí pueden realizar ajustes de stock.
Si tienen permisos especiales, pueden gestionar sus propios precios, pero sin modificar el resto de la configuración del producto.
Buenas prácticas al registrar productos
Usa nombres claros y descriptivos (ejemplo: Coca Cola 600ml en lugar de Coca chica).
Define correctamente marca y categoría para facilitar búsquedas y reportes.
Siempre registra un código de barras, ya sea real o interno, para mejorar el control.
Configura el stock mínimo para evitar quiebres de inventario.
Revisa los precios e impuestos antes de guardar para evitar inconsistencias.
Conclusión
Registrar un producto correctamente garantiza el funcionamiento ordenado de todo el sistema. Dedicar unos minutos extra a configurarlo de forma completa evitará problemas futuros en ventas, inventario y facturación.